Когда компания пользуется готовой облачной CRM, вопрос хостинга обычно вообще не возникает. Сотрудники открывают сервис в браузере, входят в свои аккаунты и работают. Где физически находятся серверы, сколько на них памяти и кто обновляет базы данных — забота поставщика CRM.
Совсем другая ситуация возникает, если компания хочет установить CRM самостоятельно. Это может быть готовая self-hosted система, корпоративная разработка или существенно доработанный продукт, который должен работать на собственной инфраструктуре.
Тогда уже приходится решать, где разместить CRM: на обычном виртуальном хостинге, VPS, выделенном сервере или в облаке.
На первый взгляд задача мало отличается от размещения сайта. Есть приложение, база данных и домен — остается выбрать подходящий тариф. На практике CRM предъявляет к инфраструктуре несколько другие требования.
Посетитель сайта может открыть страницу и уйти через минуту. Сотрудник способен работать в CRM весь рабочий день. Менеджеры одновременно открывают карточки клиентов, ищут сделки, формируют отчеты, добавляют документы, получают новые заявки и запускают различные операции с одной общей базой.
Кроме того, CRM часто связана с сайтом, электронной почтой, телефонией, мессенджерами и внешними сервисами. А внутри находится одна из наиболее ценных информационных систем компании — база клиентов.
Поэтому выбирать хостинг для CRM только по цене и размеру диска не стоит.
Разберемся, когда CRM можно разместить на виртуальном хостинге, в каких случаях лучше сразу использовать VPS, сколько ресурсов может потребоваться, почему особенно важна производительность базы данных и что необходимо предусмотреть, чтобы однажды утром отдел продаж не обнаружил вместо CRM сообщение об ошибке.
Сначала нужно понять нужна ли CRM собственная инфраструктура
Перед поиском сервера стоит определить, какой именно CRM-системой будет пользоваться компания.
Если это обычный облачный сервис, который предоставляется по подписке, самостоятельно размещать его обычно не требуется.
Компания регистрируется в сервисе, создает сотрудников и работает через браузер или мобильное приложение. Серверную инфраструктуру обслуживает поставщик.
Это одна из причин популярности SaaS-модели: пользователю не нужно думать об операционной системе, базе данных, обновлениях и производительности серверов.
Хостинг появляется в другом сценарии — когда CRM устанавливается на инфраструктуру самой компании.
Такой вариант часто называют self-hosted или коробочным.
Компания получает программное обеспечение и самостоятельно решает, где оно будет работать.
Причины могут быть разными. Кому-то требуется глубокая доработка системы. Другой компании нужен полный контроль над окружением. Третья использует собственную CRM, написанную специально под внутренние процессы.
В таком случае сервер становится частью корпоративной инфраструктуры.
И здесь важно не путать две совершенно разные задачи.
Если вы пользуетесь готовой CRM как облачным сервисом, покупать VPS только ради нее обычно не нужно.
Если CRM необходимо установить самостоятельно, требования к серверу становятся одним из вопросов внедрения.
Из чего состоит CRM на собственном сервере
С точки зрения инфраструктуры CRM обычно представляет собой веб-приложение.
Сотрудник открывает адрес системы в браузере, например crm.example.ru, авторизуется и работает через веб-интерфейс.
За этим интерфейсом находится серверная часть приложения.
Она проверяет права пользователя, получает данные из базы, сохраняет изменения, запускает бизнес-логику и взаимодействует с другими сервисами.
Упрощенно систему можно представить так:
браузер сотрудника → CRM → база данных.
Но реальная корпоративная CRM нередко выглядит сложнее.
Она получает заявки с сайта, отправляет письма, взаимодействует с телефонией, создает документы, принимает webhooks, запускает запланированные задачи и хранит пользовательские файлы.
Поэтому постепенно к основной схеме добавляются:
- почтовый сервер или внешний почтовый сервис;
- телефония;
- мессенджеры;
- формы и сайты компании;
- системы аналитики;
- платежные сервисы;
- файловое хранилище;
- планировщик задач;
- очереди;
- кеш;
- резервное копирование;
- мониторинг.
Не каждой CRM нужны все эти компоненты. Небольшая система для нескольких сотрудников может быть устроена очень просто.
Но перед покупкой хостинга нужно хотя бы приблизительно понимать будущую архитектуру.
Можно ли разместить CRM на обычном виртуальном хостинге
Да, если конкретная CRM это позволяет.
Виртуальный хостинг не следует автоматически считать слишком слабым только потому, что речь идет о корпоративной системе.
Небольшая CRM на PHP с MySQL или MariaDB технически может нормально работать на хорошем shared-тарифе, если ее требования соответствуют возможностям провайдера.
У виртуального хостинга есть серьезное преимущество — большая часть серверной инфраструктуры уже обслуживается хостером.
Пользователю не нужно самостоятельно устанавливать операционную систему, веб-сервер и СУБД. Обычно доступны панель управления, SSL, резервные копии и другие привычные инструменты.
Для небольшой компании без системного администратора это удобно.
Но shared-хостинг означает ограничения.
На одном физическом сервере находятся проекты разных клиентов, а каждому аккаунту выделяется определенная доля ресурсов.
Нельзя произвольно устанавливать любые системные компоненты или полностью менять конфигурацию окружения.
Могут действовать ограничения на процессорное время, память, количество процессов, подключения к базе и выполнение длительных задач.
Именно поэтому перед размещением CRM необходимо смотреть не только на объем диска.
Если разработчик CRM публикует системные требования, сравнивать тариф следует прежде всего с ними.
Когда виртуального хостинга может хватить
Такой вариант имеет смысл рассматривать, если CRM относительно небольшая, использует поддерживаемый стек, не требует собственных системных служб и предназначена для небольшого количества одновременно работающих сотрудников.
Важно проверить возможность выполнения задач по расписанию, потому что для CRM Cron часто значительно важнее, чем для обычного сайта.
Также стоит заранее узнать ограничения базы данных и условия резервного копирования.
Если система начинает регулярно упираться в лимиты виртуального тарифа, пытаться бесконечно обходить ограничения уже не имеет смысла. Это нормальный момент для перехода на VPS.
Когда для CRM лучше выбрать VPS
VPS дает компании отдельную виртуальную машину и значительно больше контроля над окружением.
Можно выбрать операционную систему, установить нужные версии программного обеспечения, настроить веб-сервер, базу данных, кеш, фоновые процессы и другие компоненты.
Для серьезной self-hosted CRM это часто наиболее понятный вариант.
Особенно если система активно дорабатывается или имеет нестандартные требования.
На VPS проще запускать постоянно работающие процессы, настраивать очереди, использовать Redis, изменять параметры СУБД и организовывать собственную схему резервного копирования.
Но VPS не является магической кнопкой «CRM будет работать быстро».
Если приложение делает неэффективные запросы к базе, плохо написанный код останется плохо написанным и на более мощном сервере.
Если система тормозит из-за внешней интеграции, добавление процессорных ядер тоже не обязательно поможет.
Поэтому при проблемах с производительностью сначала нужно определить узкое место.
Есть у VPS и еще один нюанс — его нужно администрировать.
Кто-то должен обновлять операционную систему, следить за безопасностью, контролировать состояние служб, проверять свободное место и заниматься резервными копиями.
Если в компании нет такого специалиста, имеет смысл рассматривать VPS с администрированием.
Это особенно важно для CRM. Неработающий личный блог неприятен. Неработающая CRM в рабочее время способна остановить продажи, поддержку и часть внутренних процессов компании.
Количество сотрудников важнее обычной посещаемости
При выборе хостинга для сайта часто ориентируются на количество посетителей. Для CRM эта метрика менее показательна.
Представим компанию, где в системе работают 30 менеджеров.
Это всего 30 пользователей. Для публичного сайта такая посещаемость выглядела бы ничтожной.
Но сотрудники могут работать одновременно в течение всего дня.
Один менеджер открывает карточку клиента, второй строит отчет, третий импортирует данные, четвертый ищет сделки, пятый загружает документ.
В это же время CRM получает новые заявки с сайта и обрабатывает фоновые задачи.
Поэтому 30 активных сотрудников CRM могут создавать совершенно иную нагрузку, чем 30 посетителей информационного сайта.
При оценке инфраструктуры важно учитывать именно одновременную активность.
И опять же, универсальной формулы «столько-то сотрудников = столько-то гигабайт RAM» нет.
Две CRM могут работать совершенно по-разному.
Одна выполняет простые операции с небольшой базой. Другая при открытии рабочего стола строит десяток сложных отчетов.
Поэтому системные требования разработчика и реальный мониторинг важнее красивых универсальных таблиц из интернета.
База данных становится сердцем CRM
Для обычного небольшого сайта потеря нескольких часов данных иногда остается почти незаметной.
Для CRM последствия могут быть значительно серьезнее.
В базе находятся клиенты, контакты, сделки, задачи, комментарии, статусы и история работы сотрудников.
Именно база данных часто является наиболее ценным компонентом всей системы.
От нее зависит и производительность.
Когда менеджер открывает карточку клиента, CRM получает связанные данные. Когда руководитель формирует отчет, система может анализировать большое количество записей. Поиск также обращается к базе.
По мере роста объема информации неоптимальные запросы становятся все заметнее.
На небольшой базе операция выполнялась мгновенно, а спустя несколько лет начинает занимать секунды.
Поэтому при тормозах CRM не стоит сразу обвинять хостинг.
Нужно смотреть состояние СУБД, индексы, запросы и характер нагрузки.
Нужен ли базе отдельный сервер
На старте обычно нет.
Для небольшой и средней CRM приложение и СУБД вполне могут работать на одном VPS, если ресурсов достаточно.
Это проще в настройке и дешевле.
Разделять их стоит тогда, когда появляется реальная техническая причина.
Например, база начинает потреблять значительную часть ресурсов, требуется независимое масштабирование или компания переходит на управляемую СУБД.
Само по себе наличие отдельного сервера базы не делает CRM быстрее или надежнее.
Каждый дополнительный компонент инфраструктуры тоже нужно обслуживать.
CRM постоянно взаимодействует с внешними сервисами
Современная CRM редко существует изолированно.
Заявка с сайта должна автоматически появиться в системе. Письмо клиента — прикрепиться к его карточке. Звонок — зарегистрироваться. Оплата — изменить статус сделки.
Для этого используются API и webhooks.
При выборе хостинга нужно учитывать такие интеграции.
Сервер должен иметь нормальное сетевое соединение и возможность выполнять исходящие запросы к необходимым сервисам.
CRM также может принимать входящие обращения от внешних систем.
Для этого ей нужен стабильный публичный адрес и HTTPS.
Иногда внешние сервисы требуют добавить IP сервера в список разрешенных. В таком случае важно заранее выяснить условия предоставления и изменения IP-адреса.
Нужно учитывать и скорость внешних систем.
Если CRM обращается к стороннему API и тот отвечает пять секунд, собственный сервер не сможет превратить этот ответ в мгновенный.
Для длительных операций может быть полезна асинхронная обработка.
CRM принимает задачу, помещает ее в очередь, а пользователь продолжает работу. Отдельный процесс выполняет интеграцию в фоне.
Такая архитектура уже предъявляет дополнительные требования к серверному окружению.
Cron и фоновые задачи для CRM особенно важны
На обычном сайте Cron иногда используется только для редких технических операций.
В CRM планировщик может быть частью повседневной работы системы.
Он запускает автоматизацию, отправляет уведомления, синхронизирует данные, проверяет просроченные задачи, обновляет статусы и выполняет другие операции.
Поэтому возможность нормально настраивать Cron необходимо проверить до покупки хостинга.
На виртуальном тарифе могут действовать ограничения на минимальный интервал запуска и длительность выполнения задачи.
На VPS возможностей значительно больше.
Если CRM использует полноценные очереди и постоянно работающие worker-процессы, обычного Cron может быть недостаточно.
Это еще один аргумент в пользу VPS для более сложных систем.
Где хранить документы и файлы
В CRM со временем накапливаются не только записи в базе.
Менеджеры прикрепляют договоры, счета, фотографии, коммерческие предложения и другие документы.
Если хранить все файлы непосредственно на сервере, объем диска постепенно растет.
Для небольшой компании это может годами не создавать проблем.
Но если сотрудники активно работают с крупными файлами, место лучше контролировать заранее.
Не стоит выбирать тариф только потому, что сегодня CRM занимает два гигабайта.
Посмотрите, сколько информации появилось за последний месяц или год, и оцените скорость роста.
Для крупных объемов можно использовать отдельное файловое или объектное хранилище, если CRM поддерживает такую архитектуру.
Это позволяет отделить документы от основного сервера приложения.
Но опять же, усложнять инфраструктуру небольшой компании заранее не нужно.
Безопасность CRM важнее красивой панели управления
CRM содержит информацию, которая может представлять серьезную ценность: контакты клиентов, историю переговоров, документы, коммерческие условия и внутренние комментарии сотрудников.
Поэтому безопасность должна быть одним из критериев выбора и настройки инфраструктуры.
Рабочая CRM должна использовать HTTPS.
Доступ сотрудников необходимо защищать надежными паролями, а если система поддерживает двухфакторную аутентификацию, для критичной корпоративной системы ее стоит рассмотреть.
Права пользователей должны быть разделены.
Обычному менеджеру не обязательно предоставлять административный доступ ко всей CRM.
Если используется VPS, необходимо отдельно защищать сервер.
Системное программное обеспечение и сама CRM должны своевременно обновляться. Неиспользуемые сетевые службы лучше не оставлять открытыми.
Административные интерфейсы требуют особенно внимательного отношения.
И нельзя считать систему безопасной только потому, что адрес CRM неизвестен посторонним.
Скрытый URL не является полноценной защитой.
Где физически размещать сервер CRM
Для корпоративной системы местоположение сервера выбирают не только ради нескольких миллисекунд задержки.
Нужно учитывать географию сотрудников, требования к данным и условия работы компании.
Если все сотрудники находятся в России и CRM предназначена для российского бизнеса, логично в первую очередь рассматривать инфраструктуру, соответствующую требованиям проекта и действующего законодательства.
Если система хранит персональные данные, вопрос их обработки и размещения необходимо рассматривать отдельно с учетом применимых требований.
Для международной компании ситуация может быть сложнее.
Сотрудники находятся в разных странах, клиенты распределены географически, а используемые внешние сервисы имеют собственные ограничения.
Но для обычной небольшой компании создавать распределенную инфраструктуру только ради CRM чаще всего не требуется.
Гораздо важнее надежный дата-центр, нормальная сеть и понятная техническая поддержка.
Резервные копии для CRM нельзя откладывать на потом
Если сервер выйдет из строя, само приложение обычно можно установить заново.
Потерянную историю работы отдела продаж восстановить намного сложнее.
Поэтому backup для CRM должен быть обязательным, а не дополнительным пунктом тарифа.
В резервную копию прежде всего должны попадать база данных и пользовательские файлы.
Если они хранятся в разных местах, резервирование нужно организовать для каждого компонента.
Частота копирования зависит от интенсивности работы.
Представим, что backup выполняется раз в сутки ночью.
Если сервер безвозвратно потерян вечером, компания теоретически может потерять весь рабочий день: новые сделки, комментарии, задачи и изменения статусов.
Для одной организации это приемлемый риск. Для другой — нет.
Поэтому периодичность резервирования должна определяться не привычкой хостера, а допустимым объемом потери данных.
Полезно хранить независимую копию вне основного сервера.
И очень важно проверять восстановление.
Можно годами исправно создавать backup и только после аварии обнаружить, что архив поврежден или в него не попадала часть необходимых данных.
Snapshot не всегда заменяет резервную копию
Снимок виртуальной машины очень удобен. Он позволяет сохранить состояние сервера и быстро восстановить его целиком.
Но полагаться только на snapshot не стоит.
Для критичных данных полезно иметь отдельные резервные копии базы и файлов.
Это дает больше вариантов восстановления и уменьшает зависимость от одного механизма или одной инфраструктуры.
CRM должна быть доступна именно в рабочее время
Показатель uptime важен для любого сайта, но последствия простоя CRM отличаются.
Если информационный сайт не открывается десять минут ночью, часть аудитории может этого вообще не заметить.
Если CRM недоступна десять минут в разгар рабочего дня, несколько десятков сотрудников могут одновременно лишиться основного рабочего инструмента.
Поэтому нужно смотреть не только на рекламные обещания надежности.
Полезны мониторинг доступности и уведомления.
Если CRM перестала отвечать, ответственный сотрудник должен узнать об этом быстро.
Мониторинг ресурсов тоже важен.
Сервер редко переходит от нормального состояния к полной остановке без каких-либо признаков.
Может постепенно заканчиваться диск, увеличиваться потребление памяти, расти нагрузка на базу или количество ошибок.
Если эти показатели отслеживаются, проблему можно заметить раньше сотрудников.
Как понять что сервер CRM стал мал
Не стоит менять VPS только потому, что прошло два года или база стала занимать больше места.
Нужно смотреть на фактическую работу системы.
Признаками нехватки ресурсов могут быть постоянно высокая загрузка CPU, нехватка оперативной памяти, интенсивный swap, медленная работа диска и заметное увеличение времени ответа.
Но даже эти признаки нужно интерпретировать.
Например, один тяжелый отчет может полностью загружать процессор. Возможно, проще оптимизировать отчет, чем покупать вдвое более дорогой сервер для постоянной работы одной неэффективной операции.
Если ресурсов действительно недостаточно, первый шаг обычно прост — увеличить конфигурацию VPS.
Это вертикальное масштабирование.
Добавить процессор и память значительно легче, чем сразу распределять CRM между несколькими серверами.
Дальнейшее разделение инфраструктуры имеет смысл при реальной необходимости.
Можно вынести базу данных, файловое хранилище или отдельные фоновые процессы.
Но CRM для небольшой компании совершенно не обязана выглядеть как инфраструктура крупного интернет-сервиса.
Облако или VPS для CRM
Облачная инфраструктура дает больше возможностей для построения сложных систем.
Можно использовать виртуальные машины, управляемые базы данных, объектное хранилище, балансировщики и другие компоненты.
Для крупной CRM это удобно.
Разные части инфраструктуры можно масштабировать независимо.
Но небольшому бизнесу обычный VPS часто проще.
Есть один сервер, понятный ежемесячный тариф и относительно простая архитектура.
Если ресурсов перестало хватать, конфигурацию увеличивают.
Облако становится особенно интересно тогда, когда компания действительно использует его преимущества, а не просто хочет заменить слово «VPS» более современным термином.
Нужно учитывать и стоимость.
В облачной инфраструктуре итоговый счет может складываться из нескольких компонентов: вычислительных ресурсов, дисков, резервных копий, хранения данных, трафика и дополнительных сервисов.
Сравнивать стоит полную стоимость архитектуры, а не цену одной виртуальной машины.
Что проверить перед покупкой хостинга для CRM
Лучше всего начать с документации самой CRM.
Разработчик может указывать поддерживаемые версии языка, СУБД, необходимые расширения, минимальные ресурсы и особенности настройки.
Эти требования имеют больший вес, чем универсальные советы.
После этого можно сравнивать площадки.
Для self-hosted CRM я бы обратила внимание на следующие вещи:
- соответствие системным требованиям CRM;
- поддерживаемые версии языка и СУБД;
- доступную оперативную память и процессорные ресурсы;
- тип и производительность диска;
- возможность увеличения ресурсов;
- наличие SSH-доступа;
- возможность запуска Cron;
- поддержку фоновых процессов, если они нужны;
- возможность использования Redis или других дополнительных сервисов;
- наличие статического IP, если этого требуют интеграции;
- SSL и возможность автоматического продления сертификата;
- резервное копирование базы и файлов;
- возможность хранить независимые backup;
- снимки VPS;
- мониторинг ресурсов;
- уведомления о недоступности;
- географию дата-центра;
- качество сети;
- защиту от сетевых атак;
- скорость реакции технической поддержки;
- наличие администрирования, если своего специалиста нет.
Отдельно узнайте, как происходит увеличение ресурсов.
Хорошо, если перейти на более мощную конфигурацию можно без сложного ручного переноса CRM на совершенно другой сервер.
Для бизнеса это важнее небольшой разницы в ежемесячной стоимости.
Какой хостинг для CRM выбрать в итоге
Если компания использует готовую облачную CRM по подписке, собственный хостинг для нее обычно вообще не нужен. Инфраструктурой занимается поставщик сервиса.
Выбирать сервер приходится для self-hosted, коробочной или собственной CRM.
Небольшая система на PHP иногда может нормально работать на качественном виртуальном хостинге, если тариф соответствует требованиям разработчика и не мешает выполнению фоновых задач.
Но по мере роста компании VPS обычно дает более удобное и предсказуемое окружение.
На нем можно самостоятельно управлять приложением, базой, Cron, кешем, очередями и другими компонентами.
Не определяйте мощность сервера только количеством сотрудников.
Десять активно работающих менеджеров в тяжелой CRM способны создавать большую нагрузку, чем значительно большее число пользователей простой системы.
Ориентируйтесь на документацию приложения, а после запуска — на реальные показатели мониторинга.
Особенно внимательно относитесь к базе данных. Именно там находится значительная часть ценности CRM и именно СУБД нередко становится причиной снижения производительности по мере роста количества записей.
Продумайте резервное копирование до запуска.
Определите, сколько часов или минут рабочих данных компания в принципе готова потерять при серьезной аварии. От этого должна зависеть частота backup.
Не забывайте о пользовательских файлах: договоры и документы могут храниться отдельно от базы и требовать собственной схемы резервирования.
Для CRM также особенно важны безопасность и доступность. Система хранит клиентские и внутренние данные, а ее простой способен одновременно остановить работу целого отдела.
Поэтому надежный сервер, мониторинг, HTTPS, обновления и нормальные резервные копии для CRM важнее нескольких сэкономленных сотен рублей в месяц.
И при этом не нужно строить инфраструктуру крупной корпорации для отдела из пяти человек.
Хороший хостинг для CRM — тот, который соответствует требованиям конкретной системы, выдерживает реальную одновременную работу сотрудников, защищает данные и позволяет увеличить ресурсы тогда, когда бизнес действительно до них дорастет.
