Как сделать и настроить корпоративную почту на своем домене

Корпоративная почта на собственном домене — это не просто модный тренд, но и необходимость для любой серьезной организации, стремящейся к развитию и профессионализму, именно электронная почта остается одним из основных каналов деловой коммуникации, а корпоративная почта придает этому каналу дополнительные преимущества и возможности.

Во-первых, это вопрос имиджа и брендинга. Почтовый адрес вида имя@вашдомен.ru выглядит гораздо более профессионально и серьезно, чем стандартные бесплатные почтовые сервисы. Клиенты и партнеры с большей вероятностью будут доверять сообщениям с доменом вашей компании, вместо неизвестных или бесплатных доменов.

Во-вторых, использование корпоративной почты на собственном домене обеспечивает повышенный уровень безопасности, многие провайдеры корпоративных почтовых услуг предлагают расширенные функции безопасности, такие как двухфакторная аутентификация, шифрование, а также продвинутые антиспам и антивирусные фильтры.

В-третьих, корпоративная почта обычно предоставляет расширенные возможности для управления и администрирования: управление доступом, создание почтовых ящиков для новых сотрудников, настройка правил пересылки писем и многое другое. Такое централизованное управление делает процесс организации внутренней и внешней корреспонденции более простым и эффективным.

И, наконец, наличие корпоративной почты предоставляет дополнительные возможности для аналитики и сегментации, вам будет проще отслеживать эффективность рассылок, узнавать о поведении пользователей и их взаимодействии с вашими письмами, что в свою очередь поможет сделать вашу коммуникационную стратегию более результативной.

Как подключить домен для корпоративной почты

Для привязки домена к почтовому сервису вам потребуется внести определенные DNS-записи через панель управления доменом, предоставляемую вашим регистратором домена. Эти DNS-записи обычно предоставляются вашим почтовым провайдером и включают в себя MX-записи, CNAME-записи и TXT-записи для верификации владения доменом.

• Войдите в панель управления доменом на сайте вашего регистратора.
• Найдите раздел DNS-управления или что-то похожее.
• Добавьте нужные DNS-записи, которые предоставил ваш почтовый провайдер.

После внесения DNS-записей их распространение может занять от нескольких минут до 48 часов. Большинство почтовых провайдеров предоставляют инструменты для проверки статуса этих записей, так что вы сможете удостовериться, что все настроено правильно.

Для настройки корпоративной почты требуются следующие типы DNS-записей:

MX-записи (Mail Exchange): Эти записи указывают, куда направлять входящую почту для вашего домена.

TXT-записи: Обычно используются для верификации владения доменом и для настроек, связанных с безопасностью (например, SPF и DKIM).

CNAME-записи: Могут использоваться для настройки поддоменов, которые будут направлять на определенные серверы вашего почтового провайдера.

Каждый почтовый провайдер предоставит вам конкретные инструкции, какие именно записи необходимо добавить. Следуйте этим инструкциям внимательно, чтобы обеспечить надежную и безопасную работу корпоративной почты.

Что такое MX записи и какие значения они должны иметь

MX-записи, или записи обмена почтой, являются одним из наиболее важных элементов в настройке корпоративной почты, они указывают на серверы, которые будут принимать входящую почту от имени вашего домена. В MX-записях есть две основные составляющие:

Приоритет: Это число, которое показывает, какой сервер использовать в первую очередь. Если сервер с самым низким приоритетом недоступен, почта перенаправляется на сервер с более высоким числом приоритета.

Сервер назначения: Это доменное имя сервера, который принимает почту для вашего домена.

Они могут выглядеть, например, так:

• Приоритет: 10, Сервер назначения: mx1.example-mail.com
• Приоритет: 20, Сервер назначения: mx2.example-mail.com

Пошаговая инструкция по добавлению MX записей через панель управления доменом

Добавление MX-записей обычно происходит через панель управления доменом, предоставленную регистратором вашего домена. Вот как это обычно делается:

1. Зайдите в панель управления регистратора домена и найдите раздел, связанный с DNS-настройками.
2. В меню DNS-управления найдите раздел для добавления MX-записей.
3. Введите значения, предоставленные вашим почтовым провайдером, обычно это два поля: "Приоритет" и "Сервер назначения". В некоторых случаях может быть и дополнительное поле "TTL" (время жизни записи), которое обычно автоматически устанавливается или предоставляется вашим провайдером.
4. После ввода всех данных сохраните изменения. Обратите внимание, что DNS-изменения могут занять от нескольких минут до 48 часов для полного распространения.

Как создать почтовые ящики для сотрудников

После успешной настройки MX-записей и привязки домена к почтовому провайдеру следующим шагом является создание индивидуальных почтовых ящиков для сотрудников.

1. Зайдите в панель управления почтового сервиса и перейдите в раздел, отвечающий за управление пользователями или почтовыми ящиками.
2. Выберите опцию "Добавить пользователя" или "Создать почтовый ящик". Вам потребуется ввести имя, фамилию и желаемый адрес электронной почты (например, ivan.ivanov@example.com).
3. Некоторые провайдеры позволяют устанавливать различные уровни доступа и роли (администратор, редактор и т.д.). Это полезно для управления разрешениями и обеспечения безопасности.
4. Здесь можно задать различные параметры, такие как квота ящика, возможность переадресации и т.д.

Опции пересылки и автоответчиков

Пересылка почты: Эта функция позволяет автоматически пересылать входящие сообщения на другой адрес электронной почты. Это полезно в разных ситуациях, например, если у сотрудника есть личный и корпоративный почтовые ящики, и он хочет получать всю почту в одном месте.

Автоответчик: Эта функция используется для автоматической отправки предопределенного сообщения всем, кто отправит письмо на ваш адрес. Особенно полезна в периоды отпусков или длительного отсутствия сотрудника.

Обе эти функции обычно настраиваются в панели управления вашего почтового провайдера. Они не только упрощают процесс управления почтой, но и добавляют дополнительные возможности для эффективного взаимодействия внутри команды и с внешними партнерами.

Управление корпоративной почтой

Когда ваша корпоративная почта настроена и работает, рано или поздно перед вами встанет вопрос управления аккаунтами сотрудников. Как правило, это также делается через панель управления почтового провайдера.

Добавление сотрудников: Для добавления нового сотрудника вам нужно зайти в раздел управления пользователями и создать новый почтовый ящик, следуя аналогичным шагам, которые описаны выше. После этого, новому сотруднику выдается его логин и временный пароль для входа в почтовую систему.

Удаление сотрудников: В случае ухода сотрудника, его почтовый ящик можно либо полностью удалить, либо временно деактивировать. Перед этим рекомендуется сохранить всю необходимую переписку и перенести ее в другое место.

Группы и рассылки

Для облегчения коммуникаций внутри компании или отдела полезно создавать группы и списки рассылки.

Создание группы: В большинстве корпоративных почтовых систем есть функция создания групп, в которые можно включать различных сотрудников. Когда письмо отправляется на адрес этой группы, оно автоматически распределяется между всеми ее участниками.

Настройка рассылок: Если вашей компании необходимо регулярно информировать всех сотрудников о важных новостях или изменениях, можно настроить автоматические рассылки. В этом случае, письма могут отправляться автоматически по заранее составленному списку адресатов.

Безопасность корпоративной электронной почты

В современной бизнес-среде безопасность корпоративной электронной почты – это неотъемлемая часть рискового менеджмента и защиты конфиденциальной информации. Именно по этой причине настройка двухфакторной аутентификации (2FA) стоит в списке приоритетов, это комбинация чего-то, что знает только пользователь (пароль) и чего-то, что у пользователя есть (мобильный телефон для получения SMS или специализированное приложение), что создает дополнительный уровень защиты, делая практически невозможным несанкционированный доступ к почтовому ящику, даже если пароль был украден или взломан.

Но 2FA — это лишь начало. Для сохранности конфиденциальной информации необходимо использовать и другие методы защиты, такие как шифрование и резервное копирование. Шифрование можно реализовать на уровне сервера или даже на уровне отдельных сообщений. Существуют различные методы и протоколы для этого: PGP (Pretty Good Privacy) и S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Эти методы шифруют содержимое сообщения так, что оно становится недоступным для посторонних.

Резервное копирование, в свою очередь, обеспечивает возможность восстановления данных в случае их потери или повреждения. Хотя большинство современных провайдеров корпоративной почты предлагают встроенные решения для резервного копирования, всегда полезно иметь дополнительные копии на внешних носителях или в облачных хранилищах.

Лучшие практики и часто задаваемые вопросы

Советы по эффективной организации почтовой корреспонденции внутри компании

• Стандартизация формата email-адресов: Определите единый формат для всех корпоративных email-адресов. Это упрощает процесс поиска и сортировки адресов.
• Использование папок и тегов: Систематизация входящей почты позволяет улучшить эффективность работы. Используйте папки для разделения входящих сообщений по проектам, отделам или другим категориям.
• Политика использования почты: Разработайте и обобщите среди сотрудников правила использования корпоративной почты. Это должно включать в себя как то, что можно отправлять и получать, так и то, как хранить конфиденциальную информацию.
• Регулярный аудит: Проводите регулярные проверки безопасности и эффективности системы корпоративной почты. Это может помочь выявить возможные угрозы или недочеты в работе.
• Обучение персонала: Сотрудникам нужно знать основы безопасного поведения в интернете и уметь распознавать попытки фишинга или другие виды атак.

Как избежать попадания писем в спам

• Проверка SPF, DKIM, DMARC: Эти технологии помогают подтвердить подлинность вашего домена и снизить вероятность попадания писем в спам.
• Осторожно с вложениями и ссылками: Некоторые типы вложений или внешние ссылки могут вызвать подозрения у алгоритмов фильтрации спама.
• Качественное содержание: Избегайте использования кричащих слов и фраз, которые часто встречаются в спаме, например, "бесплатно", "акция" и так далее.
• Получение разрешения: Особенно важно для маркетинговых писем. Убедитесь, что у вас есть разрешение от получателя на отправку электронной почты.
• Тестирование: Перед большой рассылкой проведите тестовую отправку на различные почтовые сервисы и убедитесь, что письмо отображается корректно и не попадает в спам.
• Репутация IP-адреса: Отправляйте почту с IP-адреса с хорошей репутацией. Новые или неизвестные IP-адреса чаще попадают в спам.
• Частота отправки: Избегайте слишком частых рассылок, так как это тоже может вызвать подозрения со стороны спам-фильтров.

Корпоративная электронная почта способствует укреплению бренда, повышению доверия со стороны клиентов и партнёров, а также улучшает внутреннюю организацию работы. Именно по этой причине выбор правильного домена, провайдера и последующая настройка и управление корпоративной почтой требуют серьезного и осмысленного подхода.